Veel ondernemers denken: “Urenbriefje? Dat is gewoon een Excelletje met het totaal aantal uren toch?”
Maar als je werkt met personeel en onder de SNA-normering valt, is dat lang niet genoeg.
Een aantal weken geleden was ik aanwezig bij een SNA-audit van een schoonmaakbedrijf. Alles leek goed voorbereid – de loonadministratie klopte, de belastingafdracht was correct, de overeenkomsten waren op orde.
Toch werd er een minor geconstateerd. En die had alles te maken met iets wat veel bedrijven onderschatten: de manier waarop uren worden geregistreerd.
Wat zegt de norm (6.2.f)?
Volgens de SNA-norm moet de methode van urenregistratie sluitend en controleerbaar zijn. Werkbriefjes (of digitale urenoverzichten) moeten minimaal de volgende gegevens bevatten:
- ✅ Naam van de werknemer
- ✅ Week-, periode- of maandnummer
- ✅ Aantal gewerkte uren
- ✅ Locatie van de werkplek
(Bij werknemers zonder vaste werkplek: de plek van degene voor wie gewerkt is)
Wat ging er mis?
In dit geval registreerde het schoonmaakbedrijf wel netjes het totaal aantal gewerkte uren per week, maar:
- Er werd niet vermeld op welke dagen er gewerkt was
- De locatie van de werkplek ontbrak volledig
Voor de auditor is dat onvoldoende. Er moet herleidbaar zijn wanneer iemand heeft gewerkt, waar en hoeveel uur. Dat maakt het controleerbaar, en dat is precies waar de norm op gericht is.
Wat betekent dit voor jou?
Als je met werkbriefjes werkt (digitaal of op papier), check dan of je aan deze vier eisen voldoet. Ontbreekt één van deze onderdelen? Dan loop je risico bij een SNA-audit – en dat kan leiden tot een minor of zelfs afkeuring.
Wil je zeker weten dat jouw urenregistratie aan de eisen voldoet?
Of dat je niet onbewust risico’s loopt op andere punten?
Meer weten over de eisen van het SNA-keurmerk?
Bekijk onze checklists en trainingen op www.normlogic.nl of neem direct contact op.
