De nieuwe normeisen van SNA-modules 4 en 5 zijn inmiddels van kracht maar in de praktijk gaat het bij inspecties nog regelmatig mis. Soms omdat de ondernemer de regels niet kennen maar vaak ook omdat de vastlegging en procedures niet op orde zijn. En juist dat is wat inspecteurs controleren.

In dit artikel zet ik de vijf meest voorkomende fouten op een rij, inclusief wat je er direct aan kunt doen.

Waarom modules 4 en 5 zo veel aandacht vragen

SNA-modules 4 en 5 richten zich op de inhoudelijke compliance rondom de inzet van zzp’ers: van het toetsen van zelfstandigheid tot het vastleggen van beheersmaatregelen. De normen zijn aangescherpt en inspecteurs kijken niet alleen of je de regels kent, maar of je ze ook aantoonbaar toepast.

Dat laatste is waar het bij veel ondernemingen nog misgaat.

Fout 1: Het ontbreken van de ondernemerstoets

De ondernemerstoets is een van de kernvereisten binnen de nieuwe normen. Toch zien inspecteurs bij audits nog vaak dat deze toets niet of onvolledig is uitgevoerd, laat staan schriftelijk vastgelegd.

Wat er misgaat: De zelfstandigheid van een zzp’er wordt aangenomen in plaats van getoetst. Er is geen standaardprocedure en de uitkomst wordt niet gedocumenteerd.

Hoe je dit oplost: Richt een vaste procedure in om de zelfstandigheid van elke zzp’er objectief te toetsen vóór plaatsing. Gebruik een checklist en/of vragenlijst en leg de uitkomst schriftelijk vast in het dossier.

Fout 2: Geen controle op een eerder dienstverband bij de opdrachtgever

Dit is een punt dat regelmatig over het hoofd wordt gezien: had de zzp’er eerder een dienstverband bij dezelfde opdrachtgever? Als dat het geval is, kan dit de zelfstandigheidstoets beïnvloeden en is extra onderbouwing vereist.

Wat er misgaat: Er wordt simpelweg niet naar gevraagd en als het wel gevraagd word dan word het niet schriftelijk op de juiste manier vastgelegd.

Hoe je dit oplost: Neem een vaste vraag op in je onboardingproces: heeft de zzp’er eerder in loondienst gewerkt bij deze opdrachtgever? Leg het antwoord schriftelijk vast, bij voorkeur voorzien van een handtekening van de opdrachtgever en/of de zzp’er zelf.

Fout 3: Het btw-nummer wordt niet (aantoonbaar) gecontroleerd

Een actief en geldig btw-nummer is een basisvereiste voor het werken met zzp’ers. Toch ontbreekt in veel dossiers het bewijs dat deze controle daadwerkelijk is uitgevoerd.

Wat er misgaat: Het btw-nummer wordt wel gevraagd maar de verificatie via de officiële database wordt niet opgeslagen.

Hoe je dit oplost: Controleer het btw-nummer altijd via de officiële VIES-database (ec.europa.eu/taxation_customs/vies) en sla het verificatiebewijs, een pdf of screenshot met datum op in het dossier van de zzp’er. Dit kost twee minuten en voorkomt een bevinding.

Fout 4: Geen aantoonbare informatieverstrekking over wet- en regelgeving

Modules 4 en 5 vereisen dat zzp’ers aantoonbaar zijn geïnformeerd over relevante wet- en regelgeving bij aanvang van de samenwerking. In de praktijk gebeurt dit soms mondeling, of helemaal niet.

Wat er misgaat: Er is geen standaarddocument of het document wordt wel meegezonden maar er is geen bewijs van ontvangst.

Hoe je dit oplost: Stel een vast informatiedocument op dat bij elke onboarding wordt meegezonden. Laat de zzp’er tekenen voor ontvangst. Zo toon je bij een inspectie eenvoudig aan dat je aan deze verplichting hebt voldaan.

Fout 5: Beheersmaatregelen zijn niet beschreven of vastgelegd

Dit is misschien wel de meest voorkomende en de meest impactvolle fout. Organisaties nemen maatregelen om risico’s te beheersen maar leggen niet vast wat die maatregelen zijn, waarom ze zijn ingevoerd en hoe ze worden uitgevoerd.

Wat er misgaat: Kennis zit in de hoofden van medewerkers, niet in een document.

Hoe je dit oplost: Zorg voor een helder beschreven handboek en/of procesbeschrijving waarin je beheersmaatregelen zijn vastgelegd. Denk aan: wie controleert wat, wanneer en op basis van welke criteria. Dit document hoeft niet uitgebreid te zijn maar moet concreet en actueel zijn.

Zijn jouw zzp-dossiers al SNA-proof?

De rode draad door al deze fouten is hetzelfde: het gaat om de aantoonbaarheid. Inspecteurs beoordelen wat je kunt laten zien, niet wat je bedoelt te doen.

Wil je weten of jouw processen en dossiers voldoen aan de nieuwe normen van modules 4 en 5? Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Meer weten over SNA-certificering en wat de nieuwe normeisen voor jouw organisatie betekenen? Bekijk ook mijn andere blogs of volg mij op LinkedIn.